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Digitale Buchhaltung

Sie haben sich für einen großen Schritt in Richtung Zukunft entschieden: die digitale Zusammenarbeit  in der Finanzbuchführung und Lohnabrechnung.

Mit der komfortablen Cloud-Anwendung DATEV Unternehmen online eröffnet sich hier eine ganz neue Dimension des Austausches. Denn durchgängig digitale Prozesse machen den Alltag deutlich effizienter.
Überzeugen Sie sich vom Mehrwert dieser Lösung! Von welchen Vorteilen Sie konkret profitieren, veranschaulichen zehn Beispiele: jedes Einzelne ein überzeugendes Argument für die digitale Zusammenarbeit.

1. Zeitsparend – Finanzbuchführung per Klick statt Pendelordner

Der Pendelordner stand jahrzehntelang im Mittelpunkt des Arbeitsprozesses. Er hat die Arbeitsweise vorgegeben – und Ihnen viel Arbeit verursacht: Belege in den Pendelordner einsortieren, kopieren, in die Kanzlei bringen, Ordner wieder abholen und auflösen, um die Belege schließlich wieder in die eigenen Büro-Ordner einzusortieren.

Kurz: stundenlanger Aufwand ohne Mehrwert. Und das Monat für Monat. Mit DATEV Unternehmen online geht das deutlich effizienter!

So profitieren Sie von DATEV Unternehmen online:
Durch die Digitalisierung sparen Sie jede Menge Zeit. Sie scannen ihre Belege regelmäßig und schicken diese in die DATEV-Cloud im DATEV-Rechenzentrum. Damit sind alle Belege digitalisiert und übersichtlich archiviert. Suchen Sie einen Beleg, ist er mit einem Klick am PC verfügbar. Aufwendige Recherche in Papierordnern gehört damit der Vergangenheit an!

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2. Effizient – Austausch von Personaldokumenten

Ebenso wie bei der Finanzbuchführung ist der analoge Dokumentenaustausch bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit hohem Aufwand für Sie und unsere Kanzlei verbunden. Egal, ob es sich um Personalfragebögen von neuen Mitarbeitern, Krankmeldungen oder Immatrikulationsbescheinigungen handelt – mit DATEV Unternehmen online wird die Zusammenarbeit deutlich einfacher.

So profitieren Sie von DATEV Unternehmen online: Der Datenaustausch mit DATEV Unternehmen online wird wesentlich effizienter: Sie scannen alle lohnabrechnungsrelevanten Dokumente und laden diese über Belege online in die Digitale Personalakte in DATEV Unternehmen online hoch. Der Sachbearbeiter in der Kanzlei hat damit direkten Zugriff auf alles, was er zur Erstellung der Lohnabrechnung braucht – einfach über sein Lohnprogramm. Weitere Vorteile: Die Originale bleiben bei Ihnen und sind digital archiviert.

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3. Zuverlässig – Archivieren elektronischer Rechnungen

Für elektronische Rechnungen gelten klare Regeln: Bei einer Betriebsprüfung kann die Herausgabe der Originalrechnung – in diesem Fall der elektronischen Rechnung – eingefordert werden. Der Papierausdruck genügt dabei nicht. Wurde die E-Mail nicht über den gesetzlichen Zeitraum von zehn Jahren archiviert und zwischenzeitlich gelöscht, kommen Sie in eine unangenehme Situation. Anders mit DATEV Unternehmen online: Hier sind Sie automatisch auf der sicheren Seite.

So profitieren Sie von DATEV Unternehmen online:
Elektronische Rechnungen mit der DATEV-Lösung zu archivieren ist nicht nur zuverlässig und sicher, sondern auch einfach.
Sie stellen alle elektronischen Rechnungen in den Belegspeicher von DATEV Unternehmen online und archivieren diese. Dabei können Sie für jede Rechnung einen entsprechenden Dateinamen verwenden und bauen sich damit Ihr eigenes, verschlagwortetes Belegarchiv auf. Überzeugendes Ergebnis: Sie finden die Originalrechnung jederzeit im Nu wieder – auch noch zehn Jahre später.

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4. Transparent – Den Kontostand immer im Blick

Viele Unternehmer richten ihre geschäftlichen Aktivitäten an ihrem Kontostand aus. Umso wichtiger, jederzeit zu wissen, wie liquide das Unternehmen ist – nicht erst am Kontoauszugsdrucker der Bank. Mit DATEV Unternehmen online verfügen Sie quasi über ein eigenes „Bankkonto-Cockpit“. Der Unternehmer hat damit immer volle Transparenz über aktuelle Zahlen. Dabei lässt sich die Anwendung sogar ohne Electronic-Banking-Programm nutzen.

So profitieren Sie von DATEV Unternehmen online:
Sie haben den Kontostand immer im Blick, denn Sie sehen alle Kontoumsätze und den Kontostand des aktuellen Tages und des Vortages direkt auf der Startseite von Bank online – einer Anwendung in DATEV Unternehmen online. Dafür ist nur eine einmalige Einrichtung der Bankverbindung notwendig. Selbstverständlich ist das auch für mehrere Bankverbindungen möglich.

Kontostand
5. Entlastend – Schnelle Überweisungen mit weniger Aufwand

Besonders aufwendig wird es dann für ein Unternehmen, wenn 50, 100 oder mehr Rechnungen im Monat anfallen. Denn für jede Überweisung müssen Sie einen Zahlungsträger ausfüllen. Das verursacht vor allem dann viel Arbeit, wenn diese per Hand ausgefüllt werden. Selbst mit Banking-Programm sind noch verschiedene Eingaben zu ergänzen: zumindest die Rechnungs- oder Auftragsnummer im Verwendungszweck und der Rechnungsbetrag müssen händisch eingetragen werden. Da bringt DATEV Unternehmen online spürbare Entlastung. So profitieren Sie von DATEV Unternehmen online:
Überweisungen sind schnell und mit wenig Aufwand erledigt. Die Lieferantenrechnung wird von Ihnen eingescannt.
Die OCR-Erkennung von DATEV Unternehmen online identifiziert zu über 80 % die Informationen Datum, Rechnungsnummer und Betrag auf dem Papierbeleg. Aus diesen wird der Zahlungsträger automatisch befüllt. Noch ein Klick – und die Überweisung ist bei der Bank. Für eine optimale Übersicht und Ordnung wird der Zahlungsträger direkt mit der Rechnung verknüpft.

Tipp:
DATEV Unternehmen online unterstützt auch die Arbeitsteilung im Unternehmen. Ein Mitarbeiter ergänzt die fehlenden Informationen im Zahlungsträger, ein anderer Mitarbeiter gibt die Zahlung frei.

Ueberweisung
6. Unkompliziert Lastschriften mit wenigen Klicks bei der Bank einreichen

Das Lastschriftverfahren ist ein hervorragendes Mittel zur Sicherung der Liquidität des Unternehmens. Denn Lastschriften sorgen dafür, dass die Rechnung zeitnah beglichen wird. Allerdings ist auch die Erstellung von Lastschriften mit manuellem Aufwand für Sie verbunden. DATEV Unternehmen online senkt diesen Aufwand deutlich.

So profitieren Sie von DATEV Unternehmen online:
Lastschriften sind schnell und unkompliziert bei der Bank eingereicht: Sie schreiben die Kundenrechnung und laden sie in DATEV Unternehmen online hoch. Dank OCR-Erkennung werden die Informationen Datum, Rechnungsnummer und Betrag auf dem Beleg zu über 80 % identifiziert und automatisch auf dem Zahlungsträger ausgefüllt. Mit wenigen Klicks ist die Lastschrift dann bei der Bank. Und schließlich werden Zahlung und Rechnung noch verknüpft, um eine optimale Übersicht und Ordnung zu erreichen.

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7. Schnell – Lohnzahlungen durchführen

Die Lohnabrechnung korrekt zu erstellen ist das eine. Die pünktliche Überweisung der Löhne und Gehälter das andere. Müssen Sie dann mit dem gedruckten Überweisungsträger oder Begleitschreiben für die Freigabe der Lohnzahlungen zur Bank, entsteht zusätzlicher Aufwand – und Stress. Nicht selten verlangen die Banken dafür dann auch noch Gebühren. Mit DATEV Unternehmen online geht das komfortabler!

So profitieren Ihre Mandanten von DATEV Unternehmen online:
Lohnzahlungen lassen sich schnell veranlassen. Denn mit DATEV Unternehmen online können wir Ihnen die Zahlungen gleich automatisch mit der Lohnabrechnung zur Verfügung stellen. Und so geht´s: Der Sachbearbeiter in unserer Kanzlei erstellt die Abrechnung im DATEV-Lohnprogramm und stellt Ihnen die Zahlungsvorschläge über DATEV Unternehmen online bereit. Sie können den Lohn-Zahlungsvorschlag dann direkt freigeben und an die Bank senden.

Lohnzahlung
8. Sicher – GoBD-konformes Kassenbuch für die Kassen-Nachschau

Sind Sie in Sachen Kasse auf der sicheren Seite? Das ist um so wichtiger, weil die Finanzverwaltung jetzt erstmalig Kassen-Nachschauen bei allen Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften durchführen darf. Ziel ist es dabei, Manipulationen aufzudecken. Und hier macht die Finanzverwaltung richtig Druck: Kassenbewegungen müssen täglich aufgezeichnet und in maschinell auswertbarer Form zehn Jahre lang archiviert werden. Besonders unangenehm wird es, wenn die Kasse nicht ordnungsgemäß geführt wurde und Ungereimtheiten entdeckt werden: Dann kann es zur gefürchteten Hinzuschätzung kommen. Die Lösung ist ganz einfach – eine GoBD-konforme Kassenführung mit DATEV Unternehmen online.

So profitieren Sie von DATEV Unternehmen online:
Mit der DATEV-Lösung gehen Sie bei der Kassen-Nachschau auf Nummer sicher: Sie erfassen ihre Kassenbewegungen.
DATEV Unternehmen online prüft laufend auf Kassenminus, Chronologie und Vollständigkeit – und das ganz automatisch. Dabei können die Kassenbewegungen auch direkt vom digitalen Belegbild erfasst werden. Diese digitalen Belege werden dann revisionssicher im DATEV-Rechenzentrum archiviert und sind mit der Kassenbewegung verknüpft. Mit einem beruhigenden Ergebnis: einem GoBDkonformen Kassenbuch.

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Digitaler Beleg
9. Umweltschonend – Weniger Papier bei Lohn-Auswertungen

Nachdem Sie die Lohnabrechnung erstellt haben, erhalten Sie von Ihnen ein ganzes Paket mit Auswertungen:
Lohnjournale, Beitragsnachweise für die Krankenkassen oder Personalkostenübersichten. In Papierform müssen die Auswertungen in Ordnern abgeheftet und ins Regal sortiert werden. Und das Monat für Monat, Jahr für Jahr. Zudem sind Sie verpflichtet, die Auswertungen zehn Jahre aufzubewahren – da kommen schnell einige Regalmeter zusammen. Auch der Versand der Auswertungen per E-Mail ist nicht ideal. Denn dann müssen Sie die Dateien lokal abspeichern und sicherstellen, dass sie die nächsten zehn Jahre zur Verfügung stehen. Wesentlich einfacher geht es mit DATEV Unternehmen online.

So profitieren Sie von DATEV Unternehmen online:
Lohn-Auswertungen erhalten Sie von uns umweltschonend, komfortabel und digital. Aufwendiges Abheften oder Abspeichern gehört der Vergangenheit an. Darüber hinaus profitieren Sie von der sicheren Archivierung im DATEV-Rechenzentrum für zehn Jahre. Und brauchen Sie ein bestimmtes Dokument, werden Sie über die komfortable Suchfunktion schnell fündig.

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10. Einfach – Buchungen durchführen

Sie verbringen viel Zeit damit, nur Buchungssätze zu erfassen. Wertvolle, verlorene Zeit – und ein enormer Aufwand, insbesondere dann, wenn man die Eingangsrechnungen noch per Hand eintippen muss. Da lohnt es sich, DATEV Unternehmen online zu nutzen.

So profitieren Sie von DATEV Unternehmen online:
Digitales Belegbuchen vereinfacht den ganzen Prozess. Zunächst scannen Sie die Belege. Aus den digitalen Belegen wird dann automatisch die Buchungszeile in DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen vorausgefüllt.

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